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疫情下的远程办公——元年开启,未来可期
作者: 时间:2020/2/21 阅读:829次
2020年除夕夜开始,全国笼罩在疫情的阴影下,很多企业开工在即,为避免办公室人群聚集、交叉感染,各行各业的职场人士都跑步了进入远程办公模式。但跑步的步调差异很大,很多科技公司对于远程办公轻车熟路、如鱼得水;而有些传统企业则是被迫上线,慌乱开展,那么远程办公到底是短期不得已而为之,还是未来企业办公模式的一种有效补充呢? 



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远程办公之一——最佳实践



远程办公对于跨国企业以及互联网型企业并不新鲜,包括IBM、Google、Facebook、Yahoo、华为等企业,跨国企业利用远程办公系统实现跨区域团队协调,能够迅速反应,降低办公成本。



华为内部沟通使用自己内部开发的welink,具备会议、消息、邮件、待办审批、知识共享各种功能,welink作为全球华为员工智能高效的协作工具和平台,有效的提升了华为全球办公体验和效率。



字节跳动利用远程办公系统实现各个项目小团队目标分解和协作,敏捷并行作业,愉悦的提高工作效率。今日头条、抖音等5万员工在飞书上开展远程协作,并且对应开发了很好用的OKR管理工具。



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远程办公之二——工具选择



远程办公系统主要包括视频会议类、直播类、文档写作类,综合团队协作类等四大类。

视频会议类包括国外的slack、webex、Zoom以及国内的小鱼易连、腾讯会议等,从使用推荐上,腾讯会议操作简单,便于传播,稳定性一般;Zoom前期注册较为繁琐,但是系统稳定,还有美颜、美化背景等功能。


直播类包括小鹅通、千聊等,疫情下各种培训兴起,小鹅通软件一骑绝尘,市场占有率很高,支持回播功能,画面清晰流畅。


文档协作类包括石墨文档、WPS以及Notion等,石墨文档在多人协作上一如既往的便捷、稳定。


综合团队协作类包括钉钉、企业微信、飞书、welink等等。不同类型工具的侧重点不同,各有优缺点,企业需要根据自身企业的特点选择适合自己的远程办公软件。


钉钉的产品逻辑是从办公事务出发延伸到用户沟通,综合办公??橄喽员冉贤晟?,适用于对综合办公需求较高的企业,目前由于推向学校教学,与用户连接加快;


企业微信的产品逻辑是以用户为中心,易于链接个人微信,综合办公??橐舱狭烁嗟氖谐』τ?,适合建立外部客户微信生态的企业;


飞书更加偏向与小团队、轻度的办公需求,界面更加的流畅、简洁,更适合互联网企业或者内部具备公开、透明氛围的企业;


Welink主要在华为内部使用,数字化办公功能强大,并且还有知识分享???,低调严谨全面就是它了,由于华为仅在疫情期间免费开放,不知道后续是否加大推广力度。

从个人喜好方面,轻办公我更加喜欢飞书,简洁流畅高效,妥妥字节粉,但是华为welink显然功能更多。

目前钉钉和企业微信在市场规模上占据前两把交椅,疫情之下,华为welink和字节跳动的飞书也启动免费对外开放模式,入局虽晚,但可预见未来远程办公的企业服务厂商将呈雨后春笋般增长,远程办公的春天似乎已经开启。



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远程办公之三——面临困境



困境一

不是所有企业都适合远程办公

根据Global Workplace Analytics的调查数据显示,全球在计算机科学、艺术设计和媒体、商业服务、金融等行业远程办公的趋势一直在上升。国内目前互联网行业、软件服务业、在线教育、在线零售、咨询服务业等都具备远程服务的基础。

总体来说,工作目标性强、以1对1协作为主,电脑作为工作设备,且不需要面对面、多维度内部沟通的岗位比较适合远程办公,比如程序员、设计师、新媒体运营、咨询师、销售等岗位。而需要工作任务不清晰、工作岗位需要内外部协作较多的岗位远程办公的效率会降低。



困境二

远程办公效率不高

远程办公最大的问题就是团队之间不见面,时间不同步,工作环境也不同,比如起床时间不一样、吃饭时间不一致、工作环境是否有独立空间、是否会经常受到周边环境的打扰,都会导致管理和沟通的效率较低。

如何提升远程办公效率也是困扰很多企业的难题,远程办公工具是流程化、标准化的,工具本身不会影响效率,但是使用工具的方式、方法和管理技巧才是提高效率的关键。



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建立远程办公制度

国内很少有企业建立远程办公制度,大部分还是依靠员工自觉或者领导督促,建立明确的机制、时间控制和任务目标至关重要。

1、建立远程办公的沟通机制,每天安排简短的早会、晚会,以小团队的方式十分钟安排好当天的工作安排和工作总结,就像上下班一样的仪式感。



2、建立明确的工作时间控制,给大家明确区分办公时间,比如上午9:30-11:30,下午1:30-5:30这段时间能够保障随时在线,及时回复问题,避免沟通时间错位的问题,给与及时回复人员的定期表彰。



3、明确当日工作任务,日事日毕,日清日高,将工作任务分解到每天,甚至细化到具体小时,列清楚当日的工作目标,有利于员工提升工作的紧迫感。



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赋予文化氛围和情感

很多企业家反映员工远程办公的积极性不高,在家很难进入工作状态,想让员工自发性、有积极性的开展远程办公,这就需要企业做很多人文的事情,将企业文化、团队文化、管理特点融入到工具当中。

有些公司在每天远程打卡就会采取花式打卡的方式,比如周一、周二是严肃正式的打卡,周三周四是太极拳/瑜伽/打卡,周五周六看心情打卡等等,激活员工的参与度和新鲜感。
有些公司将日常办公的大家的一些休闲习惯融入到远程办公,比如每天午休时间,大家可以随意的进入到八卦、吐槽环节,让远程办公不在孤单,建立团队办公的氛围。



困境三

远程办公的信息安全管理相对薄弱

疫情下的远程办公,很多时候企业都忽略了信息安全的问题,以往远程办公主要是采用连接内网的形式来进行沟通协作,信息安全相对能够得到保障。

相比之下,企业微信、钉钉等通用工具型的办公软件在安全方面还有很大的提升空间,比如同业之间都很少用对方的通用办公软件,也是主要考虑信息安全的问题,因此现在大部分远程办公工具的应用程度只能止步在沟通和基础协作等比较浅的层面。



如果想要扩大远程办公的使用范围,还需要各个厂商在系统的安全管理、权限层级等方面进一步改善,才能够让使用者顾虑很少,应用的层面更深。



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远程办公——未来展望



受到疫情影响,太多行业都受到了很大的冲击,但也有部分行业面临机遇,很多业内人士认为远程办公迎来了“历史性的风口”,但也有很多人认为疫情过后,远程办公将会是“昙花一现”。



从国外远程办公的发展趋势来看,美国超八成企业引入远程办公制度,有3000万人在家中办公;印度、墨西哥等国家有30%员工可实现远程办公;而中国保守估计只有500万人,远程办公普及率很低。结合国内互联网行业的发展,我们认为远程办公行业具备长期增长的动力。



随着中国全球化进程加快,产业链跨地区分工、协作的需求日益提升,远程办公软件模式不断创新、功能更加完备,相信未来远程办公将成为很多企业调整组织结构、灵活用工的重要手段。



远程办公元年已经开启,未来开展远程办公,你和你的企业准备好了么?


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